Referat Organizacyjny

Kierownik: Małgorzata Krzemien

godziny urzędowania:
poniedziałek od 7:00 do 15:00
wtorek od 7:00 do 15:00
środa od 7:00 do 15:00
czwartek od 8:00 do 17:00
piątek od 7:00 do 14:00

Stanowisko	Numer pokoju	Numer telefonu wewnętrzny	Adres e-mail
Kierownik Referatu (Sekretarz Gminy)	nr 16	127	sekretarz@krzyzanowice.pl
Sekretariat Wójta	nr 19	106	sekretariat@krzyzanowice
Obsługa Rady Gminy	nr 23	139	biurorady@krzyzanowice.pl
Dział Kadr	nr 15	124	ug@krzyzanowice.pl
Dział Obsługi	nr 15	124	organizacyjny@krzyzanowice.pl
Dowody Osobiste, Ewidencja Ludności	nr 22	128	ewidencja@krzyzanowice.pl

Do zadań i kompetencji Referatu Organizacyjnego należy:

1. Zapewnienie obsługi organizacyjnej Wójtowi, Zastępcy Wójta i Sekretarzowi oraz sprawy kancelaryjno-techniczne, a w szczególności:
1. przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
2. prowadzenie ewidencji korespondencji,
3. prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków, petycji oraz innych pism wpływających do Urzędu,
4. przygotowanie pomieszczeń i obsługa - w tym protokołowanie - spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta, Zastępcę Wójta i Sekretarza,
5. zabezpieczenie techniczno-organizacyjne stałych i doraźnych dyżurów ustalonych przez Wójta,
6. prenumerata czasopism,
7. prowadzenie i udostępnianie zainteresowanym mieszkańcom zbioru przepisów prawnych,
8. nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
9. prowadzenie archiwum zakładowego,
10. wydawanie zaświadczeń, potwierdzenia oświadczeń w innych sprawach indywidualnych obywateli określonych w odrębnych przepisach,
11. przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem, Zastępcą Wójta lub Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwych referatów.
2. Administracyjno-gospodarcza obsługa Urzędu, a w szczególności:
1. prowadzenie adaptacji, remontów, napraw oraz konserwacja budynku Urzędu, pomieszczeń i inwentarza biurowego,
2. analiza kosztów funkcjonowania Urzędu oraz dbanie o terminowe umieszczanie opłat z tym związanych,
3. zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie w tym materiały biurowe i kancelaryjne,
4. prowadzenie magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych,
5. prowadzenie gospodarki drukami i formularzami,
6. nadzorowanie pracy pracowników obsługi w zakresie utrzymywania porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,
7. wykonywanie zadań związanych z ochroną przeciwpożarową Urzędu.
3. Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych, a w szczególności:
1. prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem prazy oraz akt osobowych pracowników,
2. organizowanie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,
3. przygotowanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy
4. zapewnienie warunków organizacyjno-technicznych do przeprowadzenia okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników Urzędu,
5. przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,
6. zapewnienie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,
7. organizowanie i prowadzenie przeglądów kadrowych,
8. przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
9. ewidencja czasu pracy pracowników,
10. kompletowanie wniosków emerytalno-rentowych.
4. Zapewnienie obsługi administracyjnej Rady Gminy i jej komisji oraz sprawy kancelaryjno-techniczne Rady, a w szczególności:
1. pomoc merytoryczna i prawna Radnym w wypełnieniu mandatu,
2. przygotowanie we współpracy z właściwymi merytorycznie Referatami materiałów dotyczących projektów uchwał Rady i jej Komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,
3. przekazywanie do realizacji interpelacji i wniosków Radnych oraz czuwanie nad terminowością udzielania odpowiedzi,
4. nadzór na wykonywaniem uchwał organów Gminy,
5. przechowywanie uchwał podejmowanych przez Radę Gminy i jej komisje,
6. przekazywanie korespondencji do i os rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,
7. przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji,
8. podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady, jej komisji i Wójta,
9. protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań,
10. prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń i innych postanowień Rady i jej komisji,
11. prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
12. organizowanie szkoleń radnych.
5. Wykonywanie działań z zakresu spraw obywatelskich, a w szczególności:
1. ewidencji ludności i dokumentów stwierdzających tożsamość,
2. wydawanie decyzji zezwalających na pobyt w strefie nadgranicznej,
3. prowadzenie stałego rejestru wyborców dla Gminy,
4. postepowań cywilnych i karnych, w tym:
1. wydawania zaświadczeń o stanie majątkowym w postępowaniu o zwolnienie od kosztów sądowych,
2. przyjmowanie pism sądowych i wywieszanie ogłoszeń o ustanowieniu kuratora,
3. udzielania informacji niezbędnych do prowadzenia egzekucji i opinii o wystawieniu na licytację,
4. przyjmowanie obwieszczeń.
5. przyjmowanie zawiadomień o zgromadzeniach,
6. udzielania pozwoleń na prowadzenie zbiórek publicznych.
6. Pełnienie funkcji doradczych i kontrolnych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, a w szczególności:
1. okresowa analiza bhp,
2. stwierdzenie zagrożeń zawodowych,
3. przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
4. zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,
5. przygotowanie projektów wewnętrznych zarządzeń instrukcji dotyczących bhp,
6. rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
7. udział w dochodzeniach powypadkowych.
7. Zapewnienie wykonywania czynności przez obsługę prawną Urzędu oraz nadzór jej wykonania.
8. Udział w przeprowadzeniu i pracach przygotowawczych wyborów, referendum i spisów.

Udostępniający: Sandra Hanka
Wytwarzający/Odpowiadający: Sandra Hanka
Czas udostępnienia: 2017-11-03 13:11:58
Czas wytworzenia: 2017-11-03 13:11:48

wersja do druku